Máster en Actividades Auxiliares en Servicios Administrativos

PARTE 1. COMUNICACIÓN EN LAS RELACIONES PROFESIONALES UNIDAD DIDÁCTICA 1. PROCESOS Y TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN EN SITUACIONES PROFESIONALES DE RECEPCIÓN Y TRANSMISIÓN DE INFORMACIÓN La comunicación como proceso Técnicas de comunicación efectiva La comunicación y la empresa Los flujos de comunicación, Pautas de comunicación e imagen corporativa UNIDAD DIDÁCTICA 2. PAUTAS DE COMPORTAMIENTO ASERTIVO EN SITUACIONES DE TRABAJO Estilos de respuesta en la interacción verbal, El comportamiento verbal El comportamiento no verbal Principales técnicas de asertividad: disco rayado, banco de niebla, aserción negativa, interrogación negativa, autorrevelación, libre información, compromiso viable UNIDAD DIDÁCTICA 3. LOS CONFLICTOS CON PERSONAS INTERNAS O EXTERNAS DE LA EMPRESA El conflicto en las relaciones de trabajo Tratamiento de los conflictos PARTE 2. GESTIÓN AUXILIAR DE ARCHIVO EN SOPORTE CONVENCIONAL O INFORMÁTICO UNIDAD DIDÁCTICA 1. SISTEMAS OPERATIVOS HABITUALES Sistema operativo Entorno de trabajo. Interface . Partes . Desplazamiento . Configuración Carpetas, directorios, operaciones con ellos . Definición . Creación . Cambio de nombre . Apertura . Copiado . Cambio de ubicación . Eliminación Ficheros, operaciones con ellos . Definición . Creación . Cambio de nombre . Apertura . Copiado . Cambio de ubicación . Guardado . Eliminación Aplicaciones y herramientas Exploración/navegación Configuración de elementos Cuentas de usuario. Uso Copia de seguridad. Soportes Operaciones en un entorno de red . Acceso . Búsqueda de recursos de red . Operaciones con recursos de red UNIDAD DIDÁCTICA 2. ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA El archivo en la empresa . Descripción . Finalidad . Importancia del archivo para la empresa . Tipos de archivos . Equipos y materiales para el archivo . Funcionamiento de un archivo . Mantenimiento de un archivo . Proceso de archivo de un documento . Normas que regulan la conservación de documentos . Destrucción de los documentos . Confidencialidad y seguridad de la información La organizacion del archivo . Centralizado . Descentralizado . Mixto . Activo . Semiactivo . Inactivo o pasivo Sistema de ordenación y clasificación de documentación administrativa . Concepto de ordenacion y clasificación . Clasificación alfabética . Clasificación numérica . Sistema mixto . Clasificación cronológica . Criterio geográfico . Clasificación por materias UNIDAD DIDÁCTICA 3. BASE DE DATOS Entrada y salida de la aplicación La ventana de la aplicación Objetos básicos . Tablas . Consultas . Formularios . Informes o reports Creación Apertura Guardado Cierre Copia de seguridad Herramientas de recuperación y mantenimiento UNIDAD DIDÁCTICA 4. INSERCIÓN DE DATOS EN TABLAS Registros y campos Introducción de datos Movimientos por los campos y registros Eliminación de registros Modificación de registros Copiado y movimiento de datos Búsqueda y reemplazado de datos Aplicación de filtros Ordenación alfabética de campos Formatos de una tabla Operaciones básicas con Tablas . Cambio del nombre . Eliminación . Copiado . Exportación e importación UNIDAD DIDÁCTICA 5. CONSULTAS DE SELECCIÓN Creación Guardado Ejecución Modificación de los criterios Impresión de resultados Eliminación UNIDAD DIDÁCTICA 6. FORMULARIOS E INFORMES Introducción, modificación y eliminación de datos en formularios Aplicación de filtros en formularios Creación de informes con el asistente Publicación de informes en el procesador de texto para su mejora Impresión de formularios e informes PARTE 3. GESTIÓN AUXILIAR DE REPRODUCCIÓN EN SOPORTE CONVENCIONAL O INFORMÁTICO UNIDAD DIDÁCTICA 1. REPRODUCCIÓN EN EQUIPOS DE REPROGRAFÍA Equipos de reprografia . Elementos . Tipos: Fotocopiadoras e impresoras . Caracteristicas . Funcionamiento . Instrucciones técnicas . Puesta en marcha . Mantenimiento y limpieza Soportes en la reproducción: . Papeles para reprografía . Cartulina para reprografía . Cartón . Plásticos . Digitales Consumibles para los equipos de reprografía: . Tóner . Tintas La reproducción de los originales . Tipos de originales . Compatibilidad de los originales digitales Producción en reprografía . Calidad en la reproducción . Parámetros modificables . Pruebas de reproducción . Ajustes durante la reproducción Normativa de seguridad, salud y medioambiente en las operaciones de reprografía . Normas de seguridad en las operaciones de puesta en marcha, manejo y mantenimiento de los equipos . Riesgos específicos y factores implicados . Procedimientos de la gestión de residuos UNIDAD DIDÁCTICA 2. OPERACIONES DE ENCUADERNACIÓN FUNCIONAL DE DOCUMENTOS La encuadernación funcional: . Caracteristicas y aplicaciones . Tipos de encuadernación funcional: canutillo, espiral, anillas . Ajuste de equipos . Mantenimiento Materiales y útiles de encuadernación: . Papeles de cubrir . Cartulinas . Plásticos: transparencias . Grapas y anillas Operaciones de encuadernación: . Igualado . Alzado . Perforado . Numerado . Engomado . Grapado Máquinas de encuadernación: ? Corte (guillotina manual, cizalla) ? Plegado (plegadora de planos) ? Plastificado (plastificadora) Normativa de seguridad, salud y medioambiente en las operaciones de encuadernación funcional: . Riesgos . Sistemas de protección . Procedimientos de trabajo seguros . Eliminación y reciclaje de residuos Control de calidad en la encuadernación funcional: . Criterios de calidad del proceso . Pautas para la inspección del producto PARTE 4. GESTIÓN AUXILIAR DE LA CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA EN LA EMPRESA UNIDAD DIDÁCTICA 1. TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA INTERNA Y EXTERNA La comunicación escrita en empresas públicas y privadas - Funciones - Elementos - Tipos: cartas comerciales y documentos administrativos - La correcta expresión de los textos escritos Gestión de la recepción de la correspondencia - Selección y clasificación - Registro - Distribución Preparación de la correspondencia: - Personas que la elaboran - Número de copias - Firma de la correspondencia Embalaje y empaquetado de documentación y productos: - Medios - Materiales - Procedimientos Gestión de la salida de la correspondencia - Tareas antes de proceder al envió - Libro Registro de Salida Medios utilizados en el envío de correspondencia y paquetería: - Servicio de correos - Mensajería - Telefax - El correo electrónico: función, elementos y ventajas e inconvenientes El envío de la correspondencia: - Productos y servicios que ofrece correos - Formas en que puede hacerse el envío - Tarifas y tiempo en el envío de correspondencia Normativa legal de seguridad y confidencialidad El archivo de comunicaciones escritas y correspondencia - Proceso de archivo - Control de archivo - Sistema de clasificación de los documentos Internet como medio de comunicación: - Definición de internet - La pagina web - Los portales - Transferencia de ficheros - Recepción y envío de comunicaciones a través de e-mail PARTE 5. ASISTENTE ADMINISTRATIVO UNIDAD DIDÁCTICA 1. LA ACTUACIÓN PERSONAL Y PROFESIONAL EN LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Planificación y Organización del Trabajo El Espíritu de Equipo y la Sinergia El Clima de Trabajo Ética Personal y Profesional UNIDAD DIDÁCTICA 2. TRAMITACIÓN DE CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA Circulación Interna de Correspondencia y Documentación Otros Canales y Medios de Comunicación Servicio de Correos y Mensajería Embalaje y Empaquetado Básico UNIDAD DIDÁCTICA 3. GESTIÓN AUXILIAR DE DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA BÁSICA Los documentos administrativos en entidades públicas y privadas Elementos. Funciones. Caracteristicas. Clasificación. Métodos de registro. Normativa básica para su elaboración Documentos administrativos en la gestión de la compraventa: El pedido: elementos, requisitos, clases, emisión, recepción y control El albarán o nota de entrega: elementos, requisitos, emisión y verificación La factura: elementos, requisitos, emisión, verificación y rectificación El recibo: concepto, partes y domiciliacion bancaria Documentos administrativos en la gestión productiva y de personal: Ordenes de trabajo. La nomina: componentes y registro. Otros documentos administrativos y empresariales: Instancias. Certificados. Actas. Informes. Memorias. Operaciones informáticas de facturación y nominas: UNIDAD DIDÁCTICA 4. TRAMITACIÓN DE OPERACIONES BÁSICAS DE COBROS Y PAGOS Operaciones Básicas de Cobro y Pago Descripción de los Medios de Pago Modelos de Documentación de Cobro y Pago, convencionales o telemáticos Cumplimentación de libros de Caja y Bancos Impresos Correspondientes a los Servicios Bancarios Básicos Gestión de Tesorería: Baca Online UNIDAD DIDÁCTICA 5. REGISTRO Y CONTROL BÁSICO DE MATERIAL Y EQUIPOS DE OFICINA Descripción de Material y Equipos de Oficina Procedimiento de Aprovisionamiento de Material Gestión Básica de Inventarios Criterios de Valoración y Control de las Existencias Aplicación de la Hoja de Cálculo. UNIDAD DIDÁCTICA 6. ATENCIÓN AL CLIENTE. CALIDAD EN EL SERVICIO El Cliente La Calidad en la Atención al Cliente Pautas Generales de Atención al Cliente UNIDAD DIDÁCTICA 7. ATENCIÓN AL CLIENTE: RECEPCIÓN, VISITAS Y ENTREVISTAS Introducción a la recepción del cliente Gestión de Visitas Organización de la Entrevista Proporcionar Información UNIDAD DIDÁCTICA 8. GESTIÓN DE QUEJAS Y RECLAMACIONES Introducción Como Reducir la Tensión Redactar y Atender Quejas Soluciones UNIDAD DIDÁCTICA 9. CONCEPTOS BÁSICOS EN PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES Introducción El Trabajo La Salud Efectos en la Productividad de las condiciones de trabajo y Salud La Calidad UNIDAD DIDÁCTICA 10. LOS RIESGOS PROFESIONALES Introducción Factores de Riesgo Daños derivados del trabajo UNIDAD DIDÁCTICA 11. PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES EN OFICINAS Y SECTOR DE LA ADMINISTRACIÓN Características de la actividad laboral Riesgos profesionales específicos de la familia profesional Administración y Oficinas UNIDAD DIDÁCTICA 12. LA COMUNICACIÓN ORAL I La Comunicación Oral en la Empresa Precisión y Claridad en el lenguaje Elementos de la Comunicación oral eficaz Técnicas de Intervención verbal UNIDAD DIDÁCTICA 13. LA COMUNICACIÓN ORAL II. Formas de Comunicación Oral en la Empresa Hablar en Público La Entrevista en la Empresa PARTE 6. COMUNICACIÓN ORAL Y ESCRITA EN LA EMPRESA UNIDAD DIDÁCTICA 1. LA COMUNICACIÓN ORAL El lenguaje oral . Concepto y características . Caracteristicas de los mensajes orales . Elementos de la comunicación oral . Funciones de la comunicación oral . Clases de comunicación oral: inmediatas, individuales o colectivas . Planificación de la comunicación oral . Formas de comunicación oral: entrevista, reunión, debate La comunicación no verbal . Los mensajes en la comunicación no verbal: voluntarios e involuntarios . Recursos no verbales en la comunicación oral: entonación, gestuales y espaciales . Aspectos importantes en la comunicación no verbal: mirada, postura, gestos La comunicación verbal y no verbal en la comunicación presencial . Pautas de comportamiento e imagen corporativa . Normas para conversar . Reglas para escuchar . Criterios de calidad: empatia, amabilidad . Tratamiento de las objeciones . Las quejas y reclamaciones La comunicación telefónica . El teléfono en la actividad empresarial . Pautas de atención telefónica en la empresa: voz, sonrisa, silencio, expresión, etc . Reglas para efectuar una llamada de teléfono . Pasos para contestar una llamada de teléfono . Protocolos de tratamiento . Barreras y dificultades en la transmisión de información . Tipos de llamadas telefónicas . Sistemas de comunicación telefónica en la empresa . Búsqueda de información telefónica Normas de seguridad, registro y confidencialidad en la comunicación presencial y telefónica UNIDAD DIDÁCTICA 2. LA COMUNICACIÓN ESCRITA La escritura como medio de comunicación . El mensaje escrito: concepto . Caracteristicas del mensaje escrito . Tipos de comunicaciones escritas . Principios en la redacción para la eficacia del mensaje escrito . Planificación de los textos . La corrección sintáctica y gramatical . Los signos de puntuación . Las abreviaturas y siglas Equipos y sistemas de comunicación escrita . Los sistemas de comunicación: concepto . El ordenador . Otras herramientas de comunicación: fax Comunicaciones escritas internas de carácter breve . Concepto . Tipos de comunicaciones internas . Los avisos: concepto y forma de elaboración . Los rótulos: tipos de soporte y papeles, instrumentos y técnicas . Los comunicados de régimen interior: concepto y forma de elaboración UNIDAD DIDÁCTICA 3. APLICACIONES Y MEDIOS INFORMÁTICOS QUE INTERVIENEN EN LA GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN EMPRESARIAL El correo electrónico: . Elementos que lo componen . Envió de correos . Recepción de correos . Archivo de correos La agenda electrónica: . Contactos . Tareas . Notas . Calendario Procesador de texto: . Estructura de un procesador de texto . Funciones de un procesador de texto . Gestión de documentos . Modelos de documentos: fax, memorandum, etc . Aplicacion de formato a documentos . Edición de documentos . Impresión de documentos