PRODUCCIÓN DE EVENTOS MASIVOS

1.- Creación de conceptos estéticos y funcionales para la producción

• Proceso creativo
• Storming de ideas
• Desarrollo de conceptos
• Equipos creativos

2.- Integración de las áreas creativas

• Productor creativo o director
• Líneas de trabajo
• Brief de diseños creativos
• Renders

3.- Recursos productivos con los que contamos para la realización

• Planeación y control de los recursos humanos, materiales y económicos

4.- Presupuestos por áreas e integrales

• Base de costos y catálogo de proveedores
• Entradas de efectivo: subvenciones, patrocinios, mecenazgos, créditos y capital social
• Ingresos: venta de entradas y servicios, venta anticipada de entradas, vena de funciones y renta de equipos
• Inversiones: equipos de transporte o equipos

5.- Brief de ideas para el cliente. (Cómo vender un evento antes de que éste exista)

• Presentación al cliente
• Engagement y plan de negocios

6.- Propuesta de venue (tipos de escenarios, recintos y teatros)

• Recintos y adecuaciones
• Tipos de escenarios y teatros

7.- Presentación con el cliente objetivo, metas y destinatarios

• Estudio de mercado
• Análisis comparativo con eventos similares
• Ventajas y oportunidad

8.- Diferencia entre gasto y costo. Beneficios para la producción

• ¿Qué es un gasto?
• ¿Qué es un costo?
• ¿Cómo reflejar esto en presupuestos?

9.- Objetivos y metas

• Definición de metas y objetivos

10. Planeación y control de los recursos humanos, materiales y económicos

• Organigrama
• Flujo de trabajo
• Tareas y responsabilidades

11.- Rooming list, lista de vuelos, lista de empleados y fichas médicas, números de seguridad y hospitales

• Cómo planear los tiempos y arrivos del personal
• Datos de emergencia
• Directorios telefónicos

12.- Rutas críticas, planes de trabajo y cronogramas

• Diseño del plan de trabajo
• Dependiendo el tamaño de la producción
• Realización de cronogramas de acuerdo al comienzo y fin de tareas estratégicas

13.- Fichas técnicas, riders y stages plots

• Estructura
• Guión técnico

14.- Minuto a minuto

15.- Plan de difusión e impacto en medios

• Publicidad: promoción del evento
• Atención a medios de comunicación y periodistas
• Manejo de redes sociales

16.- Marco legal del evento

• Contrato
• Exportaciones e importaciones
• Convenios
• Patrocinios
• Impuestos
• Licencias
• Sindicatos
• Constitución legal de la compañía o legal del evento

17.- Análisis de la producción

• Áreas de trabajo y seguridad
• Cronogramas y seguimientos

18.- Reducción de costos y tiempo

• Control de tareas y recursos

19.- Margen de riesgos

• Ventajas y análisis

20.- Proyección y margen de utilidad de un proyecto

• Utilidad y proyección de un evento

21.- Viabilidad y costeabilidad

• Punto de equilibrio
• Movilidad
• Activo fijo
• Inversiones

22.- Concentración de equipos de trabajo

• Definición de tareas
• Manejo de tiempos y estructuras organizacionales

23.- Montaje, coordinación y seguimiento de cronogramas

24.- Tour Management

25.- Control del flujo de la producción

• Finanzas de la producción

26.- Ensayos

• Programación

27.- Sound Check

28.- Seguridad y flujo de asistentes en el evento

• Tipos de flujo
• Medidas preventivas y de seguridad

29.- Desmontaje

• Embalaje, paquetería, transportación y seguros
• Inventarios
• Sellos
• Documentación de entrega
• Bodega o venta

30.- Finiquito administrativo

31.- Análisis de la producción

• Impactos, asistentes, utilidad y movilidad

32.- Comprobación de gastos

• Manejo de facturas y modalidad

33.- Evaluación de metas y objetivos

• Por áreas
• Por producción

34.- P&L del evento

• Balance y utilidad del evento

35.- Memoria del evento

• Carpeta
• Procesos detallados
• Stock fotográfico