Programa académico
PARTE 1. ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DE LA DIRECCIÓN
UNIDAD DIDÁCTICA 1. LA ASISTENCIA A LA DIRECCIÓN EN LOS PROCESOS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES
La empresa y su organización
La organización empresarial
La dirección en la empresa
Relaciones de interacción entre dirección y la asistencia a la dirección
Funciones del servicio del secretariado
UNIDAD DIDÁCTICA 2. EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN
El proceso de la comunicación
La comunicación en la empresa. Su importancia
UNIDAD DIDÁCTICA 3. COMUNICACIONES PRESENCIALES
Formas de comunicación oral en la empresa -conversaciones, reuniones, tertulias, debates, mesas redondas, conversaciones telefónicas, entrevistas, discursos o exposiciones
Precisión y claridad en el lenguaje:
Elementos de comunicación oral. La comunicación efectiva
La conducción del diálogo
La comunicación no verbal. Funciones
La imagen corporativa de la organización en las comunicaciones presenciales
UNIDAD DIDÁCTICA 4. EL PROTOCOLO SOCIAL
Presentaciones y saludos
Aplicación de técnicas de transmisión de la imagen corporativa en las presentaciones. Cortesía y puntualidad
Utilización de técnicas de imagen personal. -Indumentaria, elegancia y movimientos
UNIDAD DIDÁCTICA 5. COMUNICACIONES NO PRESENCIALES
Normas generales: contenidos
Herramientas para la corrección de textos: Diccionarios, gramáticas, diccionarios de sinónimos y antónimos y correcciones informáticas
Normas específicas:
La correspondencia: su importancia:
Comunicaciones urgentes:
El fax. Utilización y formatos de redacción
El correo electrónico:
Técnicas de transmisión de la imagen corporativa en las comunicaciones escritas. Prestigio inherente
Instrumentos de comunicación interna en una organización: buzón de sugerencias, tablones de anuncios, avisos y notas internas
Las reclamaciones. Cómo atenderlas y cómo efectuarlas:
Legislación vigente sobre protección de datos:
UNIDAD DIDÁCTICA 6. COMUNICACIÓN TELEFÓNICA
Proceso
PARTES INTERVINIENTES. TIPOS DE INTERLOCUTORES. TRATAMIENTO ADECUADO
Prestaciones habituales para las empresas:
Medios y equipos:
Componentes de la atención telefónica: actitud física, voz, timbre, tono, ritmo, articulación, elocución, silencios, sonrisa:
Realización de llamadas efectivas
Recogida y transmisión de mensajes:
Filtrado de llamadas
Gestión de llamadas simultáneas
Tratamiento de distintas categorías de llamadas:
El protocolo telefónico
Videoconferencia, FAQ -preguntas de uso frecuente PUF-, foros -de mensajes, de opinión, de discusión-, SMS -servicio de mensajes cortos para móviles-, grupos de noticias -comunicación a través de Internet-:
Técnicas de transmisión de la imagen corporativa en las comunicaciones telemáticas
UNIDAD DIDÁCTICA 7. TÉCNICAS Y HABILIDADES EN EL TRATAMIENTO DE CONFLICTOS
El conflicto como problema en la empresa
Funciones del conflicto
Causas de los conflictos
Tipos de conflictos. En función de:
Agresividad humana y conflicto
Resolución de conflictos
Factores determinantes en la resolución de conflictos
Relación previa entre las partes
Naturaleza del conflicto
Características de las partes
Estimaciones de éxito
Prevención de conflictos
Desarrollo de habilidades sociales para la resolución de conflictos -empatía, asertividad, escucha activa, influencia, liderazgo, canalización del cambio y diálogo
PARTE 2. ORGANIZACIÓN Y OPERACIONES CON HOJAS DE CÁLCULO Y TÉCNICAS DE REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE DOCUMENTOS
UNIDAD DIDÁCTICA 1. ORGANIZACIÓN Y OPERACIONES CON HOJAS DE CÁLCULO
Libro de trabajo y hoja de cálculo
Tipos de datos: rótulos, valores, fórmulas, fechas y horas.-
Diseño de hojas de cálculo
Fórmulas y funciones
Edición de hojas de cálculo
Instalación personalizada de una hoja de cálculo
Gestión de archivos: Grabación de hojas de cálculo en distintos formatos -plantilla y Web incluidos-
Impresión de hojas de cálculo
Creación, utilización y asignación de tareas automatizadas
UNIDAD DIDÁCTICA 2. TÉCNICAS DE REPRESENTACIÓN GRÁFICA EN DOCUMENTOS
Representaciones gráficas
Elaboración -legibilidad, representatividad, vistosidad-
Gráficos
Elaboración de organigramas, diagramas y mapas
Tablas
Procedimientos de integración de representaciones gráficas en documentos
Impresión de gráficos
Inter-operaciones entre aplicaciones
PARTE 3. INTERPRETACIÓN DE LAS ACTIVIDADES ORALES Y ESCRITAS DE ASISTENCIA A LA DIRECCIÓN EN LENGUA INGLESA
UNIDAD DIDÁCTICA 1. EXPRESIONES Y LÉXICO DE ATENCIÓN AL PÚBLICO EN INGLÉS
Expresiones de cortesía y agradecimiento -small talk-
Cómo se dan y piden ayudas e instrucciones
Felicitaciones y deseos
Presentaciones
Frases de bienvenida y despedida
Frases de duda y disculpa. Solicitud de aclaraciones
Fechas y horas -diferentes formas de expresarlas-
En el hotel
Las comidas
Salidas y llegadas de medios de transporte
Expresiones de tiempo
Precios y medidas
Giros comerciales
Ofertas-pedido
Condiciones de venta
Plazos de pago
Reclamaciones
Embalaje y transporte
Informaciones del producto
UNIDAD DIDÁCTICA 2. ORGANIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE ASISTENCIA A LA DIRECCIÓN PROYECTANDO LA IMAGEN CORPORATIVA. TRADUCCIÓN Y COMPRENSIÓN ORAL Y LECTORA EN LENGUA INGLESA
Descripción de funciones propias de la asistencia a la dirección
La traducción. Utilización correcta de diccionarios u otras herramientas de traducción
Procedimientos de traducción
Traducción de todo tipo de discursos orales emitidos de forma presencial
Traducción de todo tipo de discursos orales emitidos de forma no presencial, a través de grabaciones, retransmisiones, vídeos y CDS
Traducción de documentación profesional diversa en el contexto profesional y empresarial
Traducción de correspondencia en distintos formatos
Traducción de documentos específicos en la gestión de eventos, reuniones y negociaciones
Métodos de búsqueda de información relevante
PARTE 4. ELABORACIÓN DE DOCUMENTACIÓN SOCIO-PROFESIONAL
UNIDAD DIDÁCTICA 1. NORMAS GRAMATICALES DE LA LENGUA INGLESA
Corrección léxica, ortográfica, gramatical o sintáctica, signos de puntuación, aplicación de siglas y abreviaturas
Estructuras habituales
Textos formales e informales
Vocablos técnicos
UNIDAD DIDÁCTICA 2. REDACCIÓN DE ESCRITOS EN INGLÉS
De forma estructurada
Claridad y coherencia
Párrafos breves y secuenciados
Ideas principales
Ideas secundarias
UNIDAD DIDÁCTICA 3. REDACCIÓN E INTERPRETACIÓN DE TEXTOS SENCILLOS Y FORMALIZACIÓN DE DOCUMENTOS RUTINARIOS EN DISTINTOS SOPORTES
Internos -memorando, convocatoria, acta, autorización, avisos y anuncios, boletines y revistas, memoria de actividades, nota interna, solicitud, resumen de prensa-
Externos -anuncios, carta circular, carta comercial, tarjetas de visita, tarjetas comerciales, tarjetones, invitaciones, saludas, comunicado de prensa, telegramas-
Básicos de la empresa privada -informe, certificado, instancia, denuncia,-recurso-
Mercantiles -presupuesto, pedido, nota de entrega, alabarán, factura pro forma, factura definitiva, nota de abono, contrato de compra-venta, recibo, cheque, pagaré, la letra de cambio, giros, transferencias, rellenado de libros de registro, pólizas de seguro-
De la Administración -informe, certificado, oficio, nota interior, hojas de iniciativas y reclamaciones, la carta-
UNIDAD DIDÁCTICA 4. REDACCIÓN DE CORRESPONDENCIA EN LENGUA INGLESA
Estructuras lingüísticas y léxico propios de la correspondencia comercial
Destinatarios
Estructura: introducción, intereses y experiencias, información adicional y despedida
Soporte: convencional, fax, correo electrónico. Formatos de redacción en diferentes países
UNIDAD DIDÁCTICA 5. CONCIERTO, APLAZAMIENTO Y ANULACIÓN DE CITAS DE FORMA ESCRITA
Adaptación al interlocutor
Expresión de disculpas por retrasos y ausencias
Intenciones y preferencias
Formulación de disculpas en situaciones delicadas
UNIDAD DIDÁCTICA 6. REDACCIÓN Y TRADUCCIÓN DE INFORMES SOCIO-PROFESIONALES LARGOS Y COMPLEJOS EN INGLÉS
UNIDAD DIDÁCTICA 7. RESÚMENES DE TEXTOS PROFESIONALES
PARTE 5. GESTIÓN DEL TIEMPO, RECURSOS E INSTALACIONES
UNIDAD DIDÁCTICA 1. EFICIENCIA, EFICACIA Y EFECTIVIDAD. UMBRAL DE RENTABILIDAD DE LA ACTIVIDAD DEL SECRETARIADO. PRODUCTIVIDAD
Medios y métodos de trabajo
La planificación como hábito:
Priorización
Organización
Delegación
Control y ajuste. El control del tiempo
La calidad en los trabajos de secretariado
Habilidades de relación intra-personal para optimizar el tiempo: iniciativa, pro-actividad, creatividad e innovación
Habilidades de relación interpersonal para optimizar el tiempo: asertividad, comunicación y negociación
El puesto de trabajo de la secretaria: el despacho, el mobiliario de oficina, el escritorio, las herramientas de trabajo -ordenador, fax, teléfono, fotocopiadora, grabadora, agenda-, el material de trabajo -papel, sobres, etc.-, menaje y suministros varios
La recepción de la empresa, la sala de reuniones, el salón de actos y otras dependencias de la organización
Prevención de riesgos laborales
UNIDAD DIDÁCTICA 2. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN EN LA EN LA EMPRESA. EL ARCHIVO
Flujo documental en la empresa
Clasificación de los documentos
Tratamiento de los documentos. Estrategias y características de un buen archivo
El archivo corporativo. Establecimiento de criterios y procedimientos de uso
Gestión documental informática -“oficina sin papeles”-
Requisitos medioambientales para la eliminación de residuos
UNIDAD DIDÁCTICA 3. LA AGENDA
Tipos de agenda
Secciones de la agenda
Gestión de agendas
